Kostensenkung im Beauftragtenwesen

Mit der Auslagerung des Beauftragtenwesens an einen professionellen Dienstleister lassen sich einige tausende Euro pro Jahr sparen. Dabei sind intelligente Prozesse, ein gut funktionierendes IKS und ein systemunterstütztes Tool von zentraler Bedeutung.

Das teils durch die Gesetzgebung vorgegebene Beauftragtenwesen – diversifiziert in Datenschutzbeauftragter, Informationssicherheitsbeauftragter, Compliance Manager und/oder Geldwäschebeauftragter– mag jedes Unternehmen/Institut für sich umsetzen können. Doch bedarf es einer sehr aufwendigen Beschäftigung mit den einzelnen Inhalten, Implikationen und Aufgaben, damit das Beauftragtenwesen wirklich „wirksam“ ist.

Da die jeweiligen Themen eines Beauftragten durch die stetig veränderten in der Normsetzung volatil sind, müssen sie darüber hinaus prozessual und technisch mit ausgewiesenem Expertenwissen unterlegt werden. Jedes Unternehmen muss für sich die Frage beantworten, wie Aufwand und Nutzen in Einklang zu bringen sind.

Erfolgsfaktor Qualität

Expertenwissen entsteht zum einen durch eine individuelle und kontinuierliche Aneignung der erforderlichen theoretischen und praktischen Kenntnisse. Zugleich wachsen auch die persönlichen Erfahrungswerte im Umgang mit unternehmensspezifischen Fragestellungen.

Während die nötigen theoretischen Qualifizierungen in der Regel „lediglich“ mehr oder weniger hohe bis sehr hohe Aus- und Weiterbildungskosten beinhalten, ist der Aufbau von Erfahrungswissen mit einem hohen Transaktionsvolumen verbunden. Diese Transaktionsvolumina sind aber in vielen Unternehmen nicht verfügbar.

Ein Dienstleister (Auslagerungsunternehmen) mit einer Vielzahl an Kunden/Mandanten hingegen kann die Qualifizierungskosten der theoretischen Ausbildung auf viele Schultern verlagern. Darüber hinaus bringt die Summe vieler Kunden/Mandanten ein immenses Erfahrungswissen mit sich, von dem im Gegenzug wieder alle anderen Unternehmen profitieren können.

Natürlich bedarf es einer professionellen Aufstellung des Dienstleisters. Die Qualität der Dienstleistungserbringung lässt sich bereits an dem Vorhandensein entsprechender Zertifizierungen ablesen.

Konkret kann jedoch eine professionelle Umsetzung nur gelingen,

  • wenn der Dienstleister eine hohe fachliche Spezialisierung vorweisen kann,
  • wenn die Dienstleistung zwar gleichzeitig hoch individuell in der Analyse, aber ebenso hoch standardisiert (nachvollziehbar, transparent und reproduzierbar) in den Kontrollprozessen konzipiert ist,
  • wenn das „Kopfwissen“ Einzelner in Systemwissen überführt wird und damit IT-technisch allen zugänglich gemacht wird, die die jeweilige Befugnis dafür haben
  • wenn die einzelnen Beauftragtenthemen prozessual miteinander verbunden sind,
  • wenn die prozessuale Zusammenarbeit in den Nahtstellen explizit und klar beschrieben ist,
  • wenn Systeme, Servicelevel und auch die Berichte transparent sind und nicht zuletzt
  • wenn der Dienstleister in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung steht

Sind diese Kriterien erfüllt, kann das Beauftragtenwesen im Auslagerungsverhältnis insgesamt effektiver als in der Eigenerstellung umgesetzt werden.

Dadurch steigt die Sicherheit in der gesetzlichen und möglichweise auch regulatorischen Prüfung für das Unternehmen und bringt auch Sicherheit in Bezug auf die persönliche Haftung der Organe.

Autor und Ansprechpartner

Björn Birenti
Sachverständiger Experte für Informationssicherheit und Datenschutz
E-Mail: mail@bjoernbirenti.at

Erfolgsfaktor Kosteneinsparungen

In einer Studie des Bundesverbands für Volks- und Raiffeisenbanken zu den „Auswirkungen der Regulatorik“ bewerteten die Volksbanken / Raiffeisenbanken das Beauftragtenwesen (inkl. der Informationssicherheit und dem Datenschutz) als „die“ kostentreibende Funktion im regulativen Kontext. Gleiches gilt bei großen und mittelständischen Unternehmen.

Konservativen Schätzungen zu folgen ist von einer durchschnittlichen Belastung von 1,6 Mitarbeiterkapazitäten (MAK) pro Unternehmen für mindestens zwei abhängigen Beauftragtenfunktionen auszugehen.

Kosteneinsparungen – gegenüber Eigenleistung – lassen sich im Prinzip nur über die Realisierung von Synergien bei einem Mehrmandantenanbieter erzielen, der professionell aufgestellt ist und klare synergetische Prozesse entwickelt hat.

Beispiel einer Aufwandskalkulation im Beauftragtenwesen:

Anzahl x MAK* pro Unternehmen Kosten für eine MAK Kosten für 1,6 MAK
Vergütung ca. 65.000,- EURO ca.104.000,- EURO
Dienstgeberabgaben ca. 19.415,- EURO ca. 31.075,- EURO
Betriebskostenzuschlag, Schulungen (ca. 30%) ca. 19.500,- EURO ca. 31.200,- EURO
Kosten für das Unternehmen ca. 103.915,- EURO ca. 166.275,- EURO

* Durchschnittsgehalt, 10 Berufsjahre, 14 Monatsgehälter

Chancen ergreifen

Ein Weg, den ich als Sachverständiger bestreite und bevorzuge, führt über den Dreiklang:

  • Trennung von Funktion und Aufgabe: Während der Beauftragte vor allem das Unternehmen berät bzw. betreut, über- nehmen Analysten etwa das Monitoring. Dadurch wird eine effiziente Arbeitskräftesteuerung möglich.
  • Unternehmensspezifische Integrierte Gefährdungsanalyse: Durch ein zentrales Vorhalten von unterschiedlichen Risikoszenarien kann jeder Verantwortliche die individuelle Bewertung unternehmensspezifischer Risikoträger mit vergleichsweise geringem Aufwand durchführen.
  • Standardisierte Kontrollhandlungen: Die IT-gestützte Verwendung der aus der Mehrmandantentätigkeit gewonnenen, standardisierten Erkenntnisse senkt signifikant die Stückkosten in der Kontrollplanung und -durchführung.

In Zahlen ausgedrückt lassen sich auf Basis der Mehrmandantentätigkeit in Verbindung mit der prozessualen Standardisierung im Durchschnitt bis zu 30 % der Kosten im Vergleich zur Eigenanfertigung einsparen oder besser ausgedrückt:

Pro Unternehmen lassen sich eine Kostensenkung von 30.000,- EURO bis  50.000,- Euro pro Jahr erzielen.

Kosten senken

Die Auslagerung einer Beauftragtenfunktion durch ein Unternehmen macht nur dann Sinn, wenn der Dienstleister einen Mehrmandantenansatz verfolgt, auf einen prozessorientierten (IT-gestützten) Ansatz aufsetzt und im engen Kontakt mit Wirtschafsprüfern abgestimmte, gesetzeskonforme Lösungen anbietet.

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Ihr Björn Birenti